Resumen
- Tratamos datos personales solo para prestar nuestros servicios de comunicación empresarial, incluido el envío y la recepción de mensajes por WhatsApp en nombre de nuestros clientes.
- No vendemos, alquilamos ni compartimos datos personales con fines publicitarios o comerciales de terceros.
- Los datos obtenidos de Meta se usan exclusivamente para prestar el servicio autorizado por el cliente.
- Usted puede conocer, actualizar, rectificar o solicitar la eliminación de sus datos en cualquier momento escribiendo a gerencia@evolcorp.org o siguiendo las instrucciones de eliminación de datos.
1.Responsable del tratamiento
| Razón social | EVOLCORP S.A.S. |
| NIT | 902.008.342-2 |
| Domicilio | Calle 13 No. 5-25, Villa de San Diego de Ubaté, Cundinamarca, Colombia |
| Correo electrónico | gerencia@evolcorp.org |
| Teléfono | +57 323 222 0691 |
| Sitio web | https://evolcorp.org |
En adelante, EVOLCORP S.A.S. se denominará “EvolCorp”, “nosotros” o “la Compañía”.
2.Objeto y alcance
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) se adopta en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
Esta Política aplica a todos los datos personales que EvolCorp trata a través de:
- El sitio web evolcorp.org y sus subdominios.
- La plataforma de software y las aplicaciones de EvolCorp (la “Plataforma”).
- Las integraciones con WhatsApp Business Platform (API de WhatsApp Cloud) y demás productos de Meta Platforms, Inc. (“Meta”).
- Los canales de atención, soporte y relación comercial de la Compañía.
3.Definiciones
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Responsable del tratamiento
- Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento
- Persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
- Cliente
- Empresa, comercio u organización que contrata los servicios de EvolCorp y conecta su cuenta de WhatsApp Business a la Plataforma.
- Usuario final
- Persona que se comunica por WhatsApp con un Cliente de EvolCorp o que recibe mensajes de este.
- Datos de la Plataforma de Meta
- Información que EvolCorp obtiene a través de las API y productos de Meta, incluida WhatsApp Business Platform.
4.Calidad en la que actúa EvolCorp
4.1 Como Responsable del tratamiento
EvolCorp es Responsable de los datos de sus Clientes, de los representantes y usuarios autorizados de estos, de los visitantes de su sitio web, de sus prospectos comerciales y de sus proveedores.
4.2 Como Encargado del tratamiento
Cuando un Cliente utiliza la Plataforma para comunicarse con sus propios usuarios finales a través de WhatsApp, el Cliente es el Responsable de esos datos y EvolCorp actúa como Encargado, tratándolos únicamente por cuenta del Cliente, conforme a sus instrucciones, a esta Política y al contrato de transmisión de datos previsto en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Si usted es usuario final y se comunicó con un negocio que utiliza EvolCorp, puede dirigir su solicitud directamente a ese negocio o a EvolCorp. Nosotros la atenderemos o la trasladaremos al negocio correspondiente.
5.Datos personales que tratamos
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Clientes y sus usuarios autorizados | Nombre, cargo, correo electrónico, teléfono, razón social, NIT, datos de facturación y credenciales de acceso (la contraseña se almacena cifrada). | Suministrados directamente por el Cliente. |
| Activos comerciales de Meta | Identificador del portfolio comercial, identificador de la cuenta de WhatsApp Business, identificador y número de teléfono, nombre visible, calificación de calidad, plantillas de mensajes y tokens de acceso. | Meta, una vez el Cliente autoriza la conexión mediante el registro insertado (Embedded Signup). |
| Usuarios finales | Número de WhatsApp, nombre de perfil público, contenido de los mensajes (texto, imágenes, audios, documentos y ubicación cuando el usuario la comparte), fecha y hora, estados de entrega y lectura, y respuestas a botones, plantillas y formularios. | WhatsApp Business Platform, cuando el usuario final se comunica con el Cliente. |
| Datos técnicos | Dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, registros de acceso y de errores, y cookies técnicas. | Recolección automática al usar el sitio web o la Plataforma. |
Datos sensibles. EvolCorp no solicita ni trata intencionalmente datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Los Clientes se obligan a no solicitar este tipo de datos a través de la Plataforma, ni datos completos de tarjetas de pago, documentos de identidad o contraseñas, salvo que exista una base legal y la autorización expresa del titular.
6.Finalidades del tratamiento
6.1 Datos de Clientes
- Crear, administrar y proteger la cuenta del Cliente en la Plataforma.
- Prestar los servicios contratados y conectar los activos de WhatsApp Business del Cliente.
- Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
- Brindar soporte técnico y enviar comunicaciones operativas sobre el servicio.
- Mejorar la Plataforma a partir de estadísticas agregadas y anonimizadas.
- Enviar información comercial sobre nuestros servicios, solo con autorización previa y con la posibilidad de retirarse en cualquier momento.
6.2 Datos de usuarios finales (por cuenta del Cliente)
- Enviar y recibir mensajes de WhatsApp en nombre del Cliente.
- Enviar notificaciones de servicio solicitadas o esperadas por el usuario final, como confirmaciones, recordatorios, estados de pedidos o alertas.
- Permitir al Cliente brindar atención al cliente y consultar el historial de sus conversaciones.
- Generar métricas de entrega y desempeño para el Cliente.
- Gestionar las solicitudes de baja (opt-out) y cumplir las políticas de WhatsApp.
- Prevenir fraude, spam, abuso y garantizar la seguridad del servicio.
EvolCorp no utilizará los datos para finalidades distintas a las aquí descritas sin informar previamente al titular y, cuando corresponda, obtener una nueva autorización.
7.Uso de datos obtenidos de las plataformas de Meta
EvolCorp accede a los Datos de la Plataforma de Meta únicamente con la autorización expresa del Cliente y exclusivamente para prestar los servicios que este ha solicitado. En cumplimiento de las Condiciones de la Plataforma de Meta, las Políticas para Desarrolladores y la Política de WhatsApp Business, EvolCorp:
- No vende, alquila ni otorga licencias sobre los Datos de la Plataforma.
- No comparte los Datos de la Plataforma con intermediarios de datos (data brokers), redes publicitarias ni otros terceros con fines de monetización.
- No utiliza los Datos de la Plataforma para publicidad propia o de terceros, ni para crear perfiles de usuarios con fines distintos a la prestación del servicio.
- No utiliza los Datos de la Plataforma para tomar decisiones sobre la elegibilidad de personas para créditos, empleo, vivienda o seguros, ni con fines de vigilancia o discriminación.
- No intenta volver a identificar datos anonimizados ni combinarlos con otras fuentes para identificar a los usuarios.
- Elimina los Datos de la Plataforma cuando ya no son necesarios, cuando el Cliente desconecta su cuenta, cuando Meta lo solicita o cuando el titular lo pide, salvo obligación legal de conservarlos.
El tratamiento que Meta y WhatsApp hacen de los datos en su calidad de proveedores del servicio de mensajería se rige por sus propias políticas: Política de privacidad de WhatsApp y Política de privacidad de Meta.
8.Autorización del titular
- Clientes: otorgan su autorización al registrarse en la Plataforma, aceptar los Términos del Servicio y esta Política.
- Usuarios finales: el Cliente, como Responsable, debe obtener la autorización previa, expresa e informada del usuario final (opt-in) antes de enviarle mensajes, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y la Política de mensajería de WhatsApp Business. EvolCorp podrá solicitar al Cliente evidencia de dicha autorización.
- Visitantes del sitio web: autorizan el tratamiento al enviar formularios o comunicarse con nosotros por los canales publicados.
No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales.
9.Destinatarios y transferencias de datos
EvolCorp no vende datos personales. Los datos solo se comparten con:
- Meta Platforms, Inc. y WhatsApp LLC, en lo estrictamente necesario para transmitir los mensajes a través de WhatsApp Business Platform.
- El Cliente correspondiente, respecto de los datos de los usuarios finales que se comunican con él.
- Proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento web, almacenamiento en la nube y correo electrónico) que actúan como Encargados, bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
- Autoridades competentes, cuando exista una orden judicial o una obligación legal.
Transferencia internacional. Algunos de estos proveedores, incluida Meta, pueden almacenar o procesar los datos en servidores ubicados fuera de Colombia. En estos casos, EvolCorp verifica que el país de destino ofrezca niveles adecuados de protección o suscribe las garantías contractuales necesarias, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.Medidas de seguridad
EvolCorp adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:
- Cifrado de las comunicaciones mediante HTTPS/TLS.
- Almacenamiento cifrado de los tokens de acceso de Meta y de las credenciales.
- Acceso restringido bajo el principio de mínimo privilegio, con autenticación de usuarios.
- Separación lógica de la información de cada Cliente.
- Registros de auditoría, monitoreo y copias de seguridad periódicas.
- Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, que incluye la notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados cuando lo exija la ley.
11.Conservación de los datos
| Tipo de dato | Plazo de conservación |
|---|---|
| Datos de cuenta del Cliente | Durante la relación contractual y hasta seis (6) meses después de su terminación, salvo que el Cliente solicite antes su eliminación. |
| Información contable y de facturación | Durante el término exigido por la ley comercial y tributaria. |
| Mensajes y datos de usuarios finales | Mientras el Cliente mantenga activo el servicio o durante el plazo que este configure. Al terminar el servicio o desconectar la cuenta de WhatsApp Business, se eliminan dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. |
| Tokens de acceso de Meta | Se revocan y eliminan de inmediato cuando el Cliente desconecta su cuenta o termina el servicio. |
| Registros técnicos | Hasta doce (12) meses. |
| Copias de seguridad | Se sobrescriben en ciclos de hasta noventa (90) días. |
12.Derechos de los titulares
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida.
- Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EvolCorp.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
13.Procedimiento de consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes, representantes o apoderados pueden ejercer sus derechos escribiendo a gerencia@evolcorp.org o enviando una comunicación escrita a Calle 13 No. 5-25, Villa de San Diego de Ubaté, Cundinamarca. La solicitud debe incluir:
- Nombre completo e identificación del titular.
- Número de WhatsApp o correo electrónico asociado a los datos.
- Descripción clara de la solicitud y de los hechos que la motivan.
- Medio de contacto para recibir la respuesta.
- Documentos que se quieran hacer valer, si los hay.
Plazos de respuesta
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previa comunicación de los motivos (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previa comunicación de los motivos. Si el reclamo está incompleto, se pedirá al titular que lo complete dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
Cuando EvolCorp actúe como Encargado, trasladará la solicitud al Cliente responsable dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, informará de ello al titular y apoyará al Cliente en su atención.
Para solicitar específicamente la eliminación de sus datos, consulte las instrucciones de eliminación de datos.
14.Datos de menores de edad
Los servicios de EvolCorp están dirigidos a empresas y no están destinados a menores de 18 años. EvolCorp no recopila de forma intencional datos de niños, niñas y adolescentes. Cuando un Cliente trate este tipo de datos, deberá hacerlo con la autorización de su representante legal y respetando el interés superior del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
16.Área responsable de la atención
La Gerencia de EVOLCORP S.A.S. es el área responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales. Puede contactarla en gerencia@evolcorp.org o al teléfono +57 323 222 0691.
17.Modificaciones a esta Política
EvolCorp puede actualizar esta Política para reflejar cambios normativos, técnicos o en los servicios. La versión vigente siempre estará publicada en esta página, con su fecha de actualización. Los cambios sustanciales se comunicarán a los Clientes por correo electrónico o a través de la Plataforma antes de su entrada en vigor.
18.Vigencia
Esta Política rige a partir del 15 de octubre de 2026. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y durante los plazos de conservación establecidos en la sección 11, o los exigidos por la ley.